エムアイエフ-kintone導入事例

抱えていた問題、kintone導入のきっかけ

案件情報の管理とそれに伴う仕入や原価などのデータを稟議情報としてExcelで作成していました。作成された稟議情報はプリンターで出力し紙の稟議書として各決裁者の承認印を押すという運用をしていました。

稟議ファイルの作成および承認されるまでにかかる時間が長くなることが多く業務改善が求められていました。また、稟議書のExcelファイルとは別に管理用に一覧表を作成したり、売上と仕入を集計したりと入力および管理するExcelファイルが多くなってきてデータ管理上の問題となっていました。

入力対象が多いと作業時間が増加することはもちろんですが、入力ミスの発生と修正、作業の属人化など複数の問題も発生するようになりました。人材不足の社会情勢から案件が増加しても担当を増やして対応することが難しいことからシステム化が早期に求められていました。

問題の解決策、kintoneの活用方法

案件と仕入および原価管理
kintoneのアプリでは、稟議の主要項目である案件を登録、シームレスに、売上や原価など情報を入力することで、複数のファイルで管理していた情報を一元管理することができました。
kintoneにデータが集約したことで、進捗管理に使用していた帳票や分析帳票もボタンをクリックすることで最新の情報を閲覧することが実現できました。
複数あったExcelファイルも不要となり、データや操作方法も統一できたことで俗人化も改善しました。

ワークフローの設定
kintoneのプロセス管理をベースにワークフロー用のアプリで承認ルートを設定することで、複数ルートおよび最大で10程度ある決済のフローのデジタル化を実現しました。
物理的な紙の持ち運びや各決裁者の押印作業を不要としたことで、決裁者が出張で不在の場合の対応や、申請から決済までのスピードが遅く案件に対するアラートなど、稟議データ作成から決済までにかかっていた時間が大幅に短縮されました。

達成できたこと、kintone導入後の効果

1. kintoneでデータおよび操作を一元管理することで俗人化を解消することができた。
2. 管理するデータ項目を整理し各アプリを連携することで一覧画面や帳票を素早く出力することができた。
3. データ作成から決裁までにかかる時間を大幅に短縮することができた。